Manuali, procedure, contratti, email — anni di conoscenza accumulata che nessuno riesce a consultare. La nostra knowledge base aziendale con RAG la rende accessibile in secondi, con una domanda in italiano normale. On-premise, GDPR compliant, fonte sempre citata.
-95%
Tempo per trovare un'informazione nella knowledge base
< 3 sec
Per una risposta con RAG su 50.000 documenti
100%
Dati on-premise — GDPR compliant
2.5 ore
Risparmiate all'anno per team di 20 persone
Il problema
Manuali in una cartella condivisa, procedure nell'email di qualcuno, contratti su un disco esterno, policy in un PDF che nessuno ricorda dove sia. Ogni volta si ricomincia da zero. Una knowledge base aziendale intelligente risolve questo problema alla radice.
Perche le informazioni non sono in un posto solo. Chiedono ai colleghi, che interrompono il loro lavoro per rispondere alle stesse domande di sempre. Tempo perso due volte — e la conoscenza resta nella testa delle persone, non nel sistema.
Contratti, prezzi, procedure interne, dati clienti — non puoi caricarli su un servizio esterno. Ti serve qualcosa di altrettanto potente, ma che funziona dentro le tue mura. Ecco cos'e una knowledge base aziendale con RAG on-premise.
La soluzione
Raccogliamo tutti i tuoi documenti — PDF, Word, email, Excel, SharePoint, Confluence, qualsiasi formato — e li rendiamo cercabili con una semplice domanda in italiano. La tecnologia RAG capisce il significato, non solo le parole chiave.
Ogni risposta arriva con il documento di origine citato. Sai sempre da dove viene l'informazione, puoi verificarla con un click, puoi fidarti. Zero allucinazioni: se l'informazione non esiste nei tuoi documenti, il sistema lo dice.
I tuoi dati non escono mai dalla tua azienda. La knowledge base gira sui tuoi server o su un cloud europeo dedicato solo a te. Nessuna condivisione con terzi, piena conformita GDPR.
Quando aggiungi un documento nuovo, il sistema lo indicizza e lo rende disponibile in automatico. La knowledge base aziendale cresce da sola, senza manutenzione.
Cos'e il RAG
RAG sta per Retrieval-Augmented Generation. In parole semplici: il sistema cerca nei tuoi documenti le informazioni rilevanti e poi usa un modello AI per formularti una risposta chiara e precisa, citando la fonte. La differenza con la ricerca tradizionale (per parole chiave) e enorme. Se cerchi "procedura resi clienti internazionali", una ricerca classica trova solo i documenti che contengono esattamente quelle parole. Il RAG capisce il significato: trova anche il documento intitolato "Policy restituzioni mercati esteri" che non contiene la parola "resi" ma parla esattamente di quello. E la differenza tra chiedere a Google (che ti da una lista di link) e chiedere a un collega esperto (che ti da LA risposta, con il riferimento). La knowledge base aziendale con RAG e quel collega — disponibile 24/7, su 50.000 documenti.
Non sono ricerche teoriche. Ecco domande che le aziende fanno ogni giorno alla nostra knowledge base: — "Qual e la procedura per gestire un reso da un cliente tedesco?" → Il sistema trova la policy nei documenti legali, la procedura operativa nel manuale logistica, e le condizioni specifiche nel contratto quadro — "Chi e il referente per il fornitore Rossi e quali sono le condizioni di pagamento?" → Cerca nei contratti, nelle email archiviate e nell'anagrafica fornitori — "Quali certificazioni servono per il prodotto X nel mercato francese?" → Incrocia la scheda tecnica, la normativa archiviata e le comunicazioni con l'ente certificatore — "Cosa prevede la policy aziendale sullo smart working per i neoassunti?" → Trova la policy HR aggiornata e cita il paragrafo esatto Ogni risposta arriva in meno di 3 secondi, con link al documento originale. Su archivi da 5.000 a 50.000+ documenti. Il nostro background nella gestione documentale: abbiamo progettato e sviluppato Activeinfo, un sistema di document management con oltre 200 installazioni nazionali — utilizzato da organizzazioni come ISTAT, Prada, Yamamay, Volkswagen e Finpiemonte. Firma digitale, PEC, workflow complessi e conservazione sostitutiva. La knowledge base con RAG e l'evoluzione naturale di quell'esperienza ventennale nella gestione documentale aziendale.
Perche non basta dare i tuoi documenti a ChatGPT o a Microsoft Copilot? 1. Privacy: con ChatGPT i tuoi documenti vengono processati sui server di OpenAI. Con una knowledge base RAG on-premise, i dati non escono mai dalla tua azienda. Per contratti, prezzi, dati clienti e informazioni riservate, questa differenza e fondamentale 2. Precisione: ChatGPT puo "inventare" risposte (allucinazioni) perche mescola i tuoi dati con la sua conoscenza generale. Il RAG risponde SOLO dai tuoi documenti e cita sempre la fonte. Se l'informazione non c'e, lo dice 3. Aggiornamento: con ChatGPT devi ricaricare i documenti ogni volta. La knowledge base aziendale indicizza automaticamente ogni nuovo documento aggiunto alle cartelle monitorate 4. Controllo accessi: puoi definire chi vede cosa. Il team HR accede ai documenti HR, il commerciale ai listini. ChatGPT non ha questa granularita 5. Costo: ChatGPT Enterprise costa 60 dollari/utente/mese (720 euro/anno per persona). Una knowledge base RAG dedicata ha un costo fisso indipendente dal numero di utenti
Implementazione
Niente scatole nere. Ecco come funziona sotto il cofano: Indicizzazione: i tuoi documenti vengono letti e trasformati in "embedding" — rappresentazioni numeriche che catturano il significato semantico del testo. Usiamo modelli di embedding ottimizzati per l'italiano. Vector database: gli embedding vengono archiviati in un database vettoriale (Qdrant o pgvector su PostgreSQL) che permette ricerche semantiche ultra-veloci — millisecondi su milioni di documenti. Retrieval: quando fai una domanda, il sistema cerca i frammenti di documenti piu rilevanti nel vector database. Non cerca parole — cerca significati. Generation: un LLM (modello linguistico) prende i frammenti trovati e formula una risposta coerente in italiano, citando le fonti. Il modello NON aggiunge informazioni sue — risponde solo da cio che ha trovato. Tutto gira on-premise o su cloud europeo dedicato. Tempo di risposta: 1-3 secondi su archivi fino a 100.000 documenti.
Per le aziende italiane, la sicurezza dei documenti interni non e opzionale. Ecco come la garantiamo: — Deploy 100% on-premise o cloud europeo dedicato: nessun dato condiviso, nessun multi-tenant, nessuna chiamata a servizi esterni — LLM locale: possiamo usare modelli che girano interamente sui tuoi server (Mistral, Llama, Phi). Zero dati inviati a OpenAI, Google o altri — Crittografia: documenti criptati a riposo (AES-256), comunicazioni criptate in transito (TLS 1.3) — Controllo accessi granulare: definisci chi puo cercare in quali documenti. Il team legale vede i contratti, l'operativo vede le procedure, ognuno accede solo a cio che gli compete — Audit log completo: ogni ricerca e tracciata — chi ha cercato cosa, quando, quali documenti sono stati consultati — Conformita GDPR nativa: data processing agreement, registro trattamenti, diritto alla cancellazione implementato nel sistema
Prezzi chiari — perche sui competitor questa informazione la cerchi invano: — Knowledge base base (fino a 10.000 documenti, 1 fonte dati): 10.000-18.000 euro setup + 200-400 euro/mese hosting e manutenzione — Knowledge base media (fino a 50.000 documenti, fonti multiple — cartelle, email, SharePoint): 18.000-30.000 euro setup + 300-600 euro/mese — Knowledge base enterprise (100.000+ documenti, SSO, controllo accessi granulare, multi-lingua): 30.000-55.000 euro setup + 500-1.000 euro/mese Confronto: ChatGPT Enterprise a 60 dollari/utente/mese costa 14.400 euro/anno per un team di 20 persone — senza privacy, senza fonti citate, senza controllo accessi. Una knowledge base RAG dedicata costa di piu all'inizio ma meno nel lungo periodo, con privacy totale. ROI tipico: riduzione del 70-90% del tempo speso a cercare informazioni. Per un team di 20 persone che perde in media 30 minuti/giorno a cercare documenti, il risparmio e di ~2.500 ore/anno.
Stima in 3 minuti quante ore all'anno il tuo team spreca cercando documenti, e quanto risparmiesti con una knowledge base aziendale intelligente. Te lo mandiamo subito.
Il percorso
Non serve riorganizzare nulla. Prendiamo i documenti cosi come sono e li rendiamo cercabili con il RAG.
Ci colleghi alle cartelle, alle email, ai sistemi dove vivono i tuoi documenti. Non devi spostare nulla — la knowledge base si collega alle fonti originali.
Il sistema RAG legge ogni documento, ne capisce il contenuto semantico e lo rende cercabile. 10.000 file indicizzati in poche ore.
Il tuo team prova a fare domande reali alla knowledge base. Verifichiamo che le risposte siano accurate, complete e che le fonti siano citate correttamente.
La knowledge base aziendale e operativa. I nuovi documenti vengono indicizzati in automatico. Da qui in poi si mantiene da sola, senza intervento manuale.
I risultati
Tempi reali misurati su aziende con archivi tra 5.000 e 50.000 documenti.
Tempo per trovare una procedura
-95%
Domande ripetitive ai colleghi senior
-85%
Tempo di onboarding nuovi assunti
-60%
Usa il nostro calcolatore ROI per scoprire il risparmio annuo stimato.
Calcola il tuo ROIItaly Soft
30 minuti di audit gratuito. Analizziamo i tuoi processi, calcoliamo il ROI e ti proponiamo un piano concreto. Zero impegno.